Klepsydra rewitalizacji biznesu Fica i Hoffmanna (Klepsydra) jest narzędziem stosowanym w działaniach optymalizacyjnych funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Klepsydra znajduje zastosowanie w przedsiębiorstwach, które dostrzegają potrzebę przeprowadzenia działań rewitalizacyjnych, aby przystosować firmę lepiej do aktualnych albo mających się zmienić w przewidywalnej przyszłości warunków wewnętrznych i/lub zewnętrznych firmy i określić zdolność przedsiębiorstwa do poprawy konkurencyjności.

Rys. 1.  Klepsydra Rewitalizacji biznesu Fica i Hoffmanna

Klepsydra jest narzędziem dla Zarządów lub właścicieli firm, w których nie wystąpiły jeszcze symptomy znaczącego kryzysu funkcjonowania, jednak decydenci nabrali przekonania, że potencjał firmy nie jest wykorzystywany w sposób wystarczający i całkowity.

Korzyści z zastosowania Klepsydry rewitalizacji biznesu:

  • ocena aktualności i jakości procesów w biznesie,
  • identyfikacja mocnych i słabych obszarów,
  • zmapowanie obszarów do poprawy,
  • ocena czy biznes wymaga restrukturyzacji zarówno w tzw. obszarach twardych jak i miękkich,
  • poprawa konkurencyjności biznesu (procesy wewnętrzne i rynkowe),
  • badanie potencjału do generowania i zarządzania innowacjami,
  • wprowadzenie do procesów zarządzania innowacyjnością,
  • określenie kierunków pozyskiwania dotacji/finansowania działań przedsiębiorstwa.

Cykl życia organizacji jest to sekwencja etapów, przez które przechodzi większość organizacji w trakcie swego istnienia. Wśród etapów tych oprócz początkowych etapów utworzenia i wczesnego rozwoju oraz ewentualnych etapów schyłkowych czy zakończenia działalności należy wskazać przeplatające się etapy stabilizacji i rewitalizacji. Te dwa etapy zgodnie ze spostrzeżeniami naukowców są nieuniknione i tylko skuteczne zarządzanie organizacją może spowodować, że pomimo okresowych spadków efektywności działania rewitalizacyjne powodują, że wynikowo organizacja osiąga wzrosty średnio i długo-okresowe. Przykładem ilustrującym znaczenie innowacji dla rozwoju biznesu jest poniższy rysunek

Rys. 2.  Rola innowacji w rozwoju biznesu

Warto dokonywać analizy sytuacji biznesu nie tylko w sytuacjach kryzysowych – w myśl powiedzenie, że „profilaktyka jest najlepszym sposobem leczenia”.

Z punktu widzenia stabilnego działania firmy istotne jest nie tylko podejmowanie działań zaradczych w chwili pojawiania się dysfunkcji. Należy rozważyć dokonywanie analizy czynników sukcesu w sposób okresowy i wyprzedzający ewentualne trudności. Takie proaktywne działanie ma na celu:

  • wczesne wykrycie nadchodzących turbulencji,
  • przygotowanie firmy na zbliżające się zmiany wewnątrz i/lub na zewnątrz firmy,
  • dopasowanie poprzez sukcesywne, drobne modyfikacje sposobu działania firmy do wymagań rynkowych,
  • uniknięcie znaczących zmian, tąpnięć organizacyjnych, które negatywnie oddziaływają na ducha zespołu i w konsekwencji na skuteczność ekonomiczną.

Rewitalizacja (ang. Revitalizationłac. re-+vita, dosłownie – przywrócenie do życia, ożywienie), to zespół działań, których celem jest przekształcenie procesów i funkcji będących w stanie kryzysu wynikającego z czynników wewnętrznych, rynkowych, ekonomicznych i kulturowych nakierowanych na ożywienie zdegradowanych obszarów w przedsiębiorstwie, które utraciły lub nie spełniają swojej funkcji utrzymania konkurencyjności biznesu.

Celem rewitalizacji jest znalezienie dla nich nowego zastosowania i doprowadzenie do stanu, w którym istotne dla biznesu obszary zmieniają swoją funkcję.

Restrukturyzacja (ang. Restructuring, łac. renovatio): to gwałtowne zmiany  w aktywachpasywach lub organizacji przedsiębiorstwa. Przyczynkiem do restrukturyzacji mogą być wzrost kosztów wytwarzania, zbyt energochłonna produkcja, zbyt materiałochłonna produkcja, wzrost konkurencyjności, przeobrażenia polityki gospodarczej i inne.

Celem restrukturyzacji jest stworzenie przesłanek do wzrostu wartości przedsiębiorstwa. Restrukturyzacja jest równoważna z transformacją. To wszelkiego rodzaju zmiany strukturalne w przedsiębiorstwie, dokonywane na różnych etapach (fazach) cyklu życia przedsiębiorstwa, nakierowane na podniesienie efektywności, optymalne wykorzystanie zasobów, poprawę konkurencyjności.

Kluczowym czynnikiem sukcesu przedsiębiorstwa może być kompetencja, zasób lub atut danej firmy, dzięki któremu odnosi ona sukces w określonej dziedzinie lub na wybranym rynku. Kluczowe czynniki sukcesu składają się z kilku do kilkunastu najważniejszych determinantów sukcesu w sektorze, zarówno na płaszczyźnie konkurencyjnej, jak i finansowej i nawiązują do prawa Vilfredo Pareto, znanego jako „zasada 20-80”. Oznacza to, że należy wybrać jedynie 20% czynników, bo tylko one będą̨ w decydujący sposób (bo aż w 80%) odpowiadać za sukces, bądź porażkę firmy.

Należy także wskazać na różnorodność kluczowych czynników sukcesu ze względu na rodzaj działalności i branżę̨, w jakiej działa przedsiębiorstwo, ale także ze względu na wiek analizowanego sektora oraz specyfikę̨ kraju lub regionu. Można zetknąć się z licznymi publikacjami czołowych przedstawicieli zajmujących się tą problematyką dostarczających gotowych zestawień takich czynników. Wśród nich można wymienić:

Czynniki sukcesu przedsiębiorstwa wg Mc Kinsey to tak zwane 7S:

Twarde:  Strategia, Struktura, System,

Miękkie:  Umiejętności, Pracownicy, Styl, Wspólne wartości.

Przedsiębiorstwa z USA wyróżniają osiem takich czynników:

  • zaangażowanie naczelnego kierownictwa,
  • wysoką jakość,
  • satysfakcję odbiorców,
  • elastyczność procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych,
  • innowacje i technologie,
  • kontrolę kosztów,
  • zarzadzanie gospodarką materiałową,
  • przywództwo kosztowe (cenowe).

Przedsiębiorstwa polskie wskazują na następującą listę czynników umożliwiających osiąganie sukcesu na rynku:

  • jakość produktów i usług,
  • reputacja znaku firmowego,
  • dobre zarządzanie przedsiębiorstwem,
  • niskie koszty,
  • wystarczające zasoby finansowe,
  • marketing i marketingowe orientacje przedsiębiorstwa,
  • właściwy segment rynku,
  • szerokość i zróżnicowanie asortymentu,
  • przewaga technologiczna,
  • stałe innowacje produktów,
  • wysoki udział w rynku,
  • atrakcyjna oferta sprzedaży,
  • kwalifikacje pracowników i ich zaangażowanie w powodzenie przedsiębiorstwa,
  • elastyczność i zdolność przystosowania.

Bardzo ważnym elementem w analizie czynników wpływających na sukces przedsiębiorstwa jest zmienność środowiska wewnętrznego i zewnętrznego, w którym funkcjonuje dana firma. W związku z tym zestaw czynników i ich specyficzna regulacja nie jest stała z punktu widzenia efektywności działania. Przedsiębiorstwo, analizując zmiany w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym powinno proaktywnie dobierać zestaw czynników strategicznych a także wskazywać na ich optymalny dla sukcesu firmy poziom.

Zarządy firm, samodzielnie lub pod wpływem impulsu od właścicieli, najczęściej podejmują działania analizujące powyższe w sytuacji wystąpienia zjawisk kryzysowych. Rosnąca konkurencja, spadająca sprzedaż, presja na marżowość sprzedaży, obniżający się zysk, utrata stałych klientów na rzecz konkurencji czy nowych produktów/usług, zmieniająca się w sposób groźny dla firmy sytuacja na wybranych rynkach (szczególnie w dobie globalizacji biznesu) – to częste czynniki, których wystąpienie powoduje podjęcie poszukiwań działań zaradczych.

Wiele przedsiębiorstw przez lata działających skutecznie w wybranym modelu biznesowym obserwuje spadek efektywności swoich działań w obliczu nowych wyzwań i zmieniającego się rynku. W takiej sytuacji często wystarczą działania rewitalizacyjne, czyli usprawniające to, co uległo dezaktualizacji (degradacji). W przeciwieństwie do działań restrukturyzacyjnych, które niosą za sobą istotną reinżynierię działania firmy (często w sytuacji głęboko kryzysowej przedsiębiorstwa) działania rewitalizacyjne skupiają się na dostosowaniu modelu biznesowego do aktualnych warunków konkurencji. Zmiana w podejściu rewitalizacyjnym często polega na uaktualnieniu zmianie ewolucyjnej a nie na wprowadzeniu gwałtownych, rewolucyjnych zmian.

Fic i Hoffmann bazując na swoich doświadczeniach rynkowych i pracy naukowej zdefiniowali inicjalny zestaw czynników sukcesu, który powinien być brany pod uwagę podczas przygotowania i realizacji rewitalizacji przedsiębiorstwa. Czynniki wybrane przez Fica i Hoffmanna to:

  • Ludzie, czyli pracownicy i kluczowi współpracownicy przedsiębiorstwa.  W ramach tego czynnika analizie podlega struktura organizacyjna, skuteczność egzekucji struktury, dopasowanie obranej struktury organizacyjnej do przyjętej strategii przedsiębiorstwa, kultura organizacyjna (świadoma i nieuświadomiona), dopasowanie występującej kultury organizacyjnej do obranej strategii przedsiębiorstwa, przywództwo w organizacji, relacje międzyludzkie, zaangażowanie i sposoby jego budowania (lub występujące czynniki jego ograniczania), wielopokoleniowość organizacji.
  • Procesy – w ramach tego czynnika badany jest zakres zdefiniowanych procesów pod kątem funkcjonowania firmy. Analizie podlega optymalny poziom określenia procesów. Zbyt duży przerost opisania procesów zmniejsza możliwości rozwoju innowacji w przedsiębiorstwie. Zbyt niski poziom opisania procesów ogranicza możliwość skutecznej kontroli funkcjonowania firmy. Analizie podlega także sposób, w jaki firma realizuje dopasowanie procesów do zmian zachodzących wewnątrz i na zewnątrz organizacji, w szczególności na ile te zmiany są wyprzedzające zachodzące zmiany, a na ile są odpowiedzią na zaobserwowane trudności czy nasilone reklamacje. Nie bez znaczenia jest tu określenie kultury organizacji (patrz obszar „Ludzie”), który określa gotowość organizacji na postępowanie wg określonych reguł, procesów i procedur.
  • Produkty –  analiza tego czynnika obejmuje określenie postrzegania oferowanych produktów i usług przez przedsiębiorstwo. Odpowiednie, szczegółowe określenie rozumienia produktu przez organizację pozwala na właściwe kształtowanie postaw pracowników oraz jednoznaczne przedstawienie wyróżników oferty danej firmy na tle konkurencji. Dogłębne rozumienie oferowanego produktu pozwala także ukształtować oczekiwania dotyczące dalszego rozwoju produktu, tak aby wyprzedzać konkurencję.
  • Innowacja – wbudowanie innowacji w funkcjonowanie organizacji jest we współczesnych czasach dynamicznych zmian i globalizacji krytycznym elementem skutecznego konkurowania. Innowacja rozumiana jest tutaj jako postawa wspierającą innowacyjność nie tylko produktową, ale również organizacyjną i procesową. To sposób działania firmy, umiejętność dostrzegania zachodzących zmian w otoczeniu rynkowym przedsiębiorstwa, prawidłowość reagowania na nowe pomysły, skuteczność w implementowaniu zmian w obrębie organizacji, procesów i produktów.
  • Finansowanie – skuteczne konkurowanie we współczesnym rynku oparte być musi na sprawnym finansowaniu działań przedsiębiorstwa. Firmy działające rzetelnie przyciągają do siebie lepszych dostawców co przekłada się na skuteczność rynkową. Podstawowym źródłem finansowania przedsiębiorstwa są oczywiście kapitały własne, a w przypadku firm o dobrej zdolności kredytowej także pożyczki czy obligacje. Firma jednak może w sposób innowacyjny poszukiwać finansowania zewnętrznego umożliwiającego budowanie dźwigni dla planowanych działań. Pozyskiwanie dotacji czy tworzenie konsorcjów dla realizacji swoich ambicji to tylko dwa z pośród pakietu dostępnych możliwości.
  • Klient – uwzględnienie tego czynnika w ramach przygotowania i realizacji rewitalizacji przedsiębiorstwa obejmuje upewnienie się, że przedsiębiorstwo w trafny sposób wybrała i obsługuje swoją grupę docelową. Klient podlega we współczesnych czasach bardzo dynamicznym zmianowym. Jego świadomość jest silnie kształtowana przez opinie innych konsumentów i oferentów, a media cyfrowe udrażniają to kształtowanie. Przedsiębiorstwo musi mieć świadomość tych procesów i wytworzyć wewnętrzne zachowania gwarantujące dopasowania swojego funkcjonowania do wymagań i oczekiwań klientów, tak aby wyprzedzać działania konkurentów.

Zasada działania Klepsydry wspiera Zarządy przedsiębiorstw w obszarze rewitalizacji biznesu i opiera się na analizie kluczowych czynników sukcesu przedsiębiorstwa oraz aktualizacji właściwego dopasowania i dostosowania tych czynników do wewnętrznej i zewnętrznej sytuacji przedsiębiorstwa. W wyniku działań rewitalizacyjnych Zarząd może jednak dojść do wniosku, że potrzebna jest restrukturyzacja, niemniej jest to odrębne zagadnienie.

Instytut Innowacyjności Polska służy w tym zakresie wsparciem narzędziowym i procesowym.