Innowacyjna organizacja musi pracować w otoczeniu sprzyjającym innowacyjnemu myśleniu. Jest na to wiele przykładów i inspiracji, które można czerpać z najbardziej innowacyjnych organizacji na świecie. I nie jest prawdą, że kreatywna przestrzeń wymaga większych nakładów finansowych – często jest wręcz przeciwnie!

Świadome organizacje podchodzą do tworzenia właściwego środowiska pracy,  jak do inwestycji,  która się zwraca, a nie jak do kosztu, który trzeba ponieść.

W dzisiejszych czasach nie wystarczy myśleć tylko o tzw. ergonomicznych rozwiązaniach. O ergonomii należy myśleć zarówno w kontekście stanowiska pracy jak i wydajnego zarządzaniem przestrzenią biurową i efektywnością pracy pracowników.

W projektowaniu środowiska pracy w oczywisty sposób bierze się pod uwagę aspekt ludzki jak i ekonomiczny. Praktyka pokazuje, że często ten drugi bierze górę nad pierwszym. I jest to błąd, gdyż rozwiązania, z których mogą korzystać dziś architekci, projektanci wnętrz i użytkownicy biura pozwalają nie tylko pogodzić obie powyższe kwestie, ale często umożliwiają uzyskanie efektu opisywanego równaniem 1+1=3.

Instytut Innowacyjności Polska wraz ze swoim partnerem, firmą InPlace Group pomaga tworzyć biura sprzyjające innowacyjnej pracy i zarządzać nimi w efektywny kosztowo sposób. Nasze rozwiązania wspierają budowanie innowacyjnej kultury organizacji będącej podstawą budowania przewagi konkurencyjnej biznesu, który przecież tworzą ludzie.

     1. BADANIE ŚRODOWISKA PRAC

Właściwe zaprojektowanie środowiska pracy jest szczególnym ważnym elementem tworzenia efektywnych i korzystnych rozwiązań biurowych sprzyjających innowacyjnej pracy.

Cel:

Celem Badania Środowiska Pracy jest poznanie sposobu pracy, preferencji      w zakresie zapotrzebowania na przestrzeń biurową, oczekiwań pracowników,  a także rozpoznanie najczęstszych dotychczasowych ograniczeń wpływających na efektywność pracy i komunikację między zespołami.

Badanie Środowiska Pracy jest realizowane przez specjalistyczną firmę, która przeprowadza badanie ankietowe wśród pracowników oraz wywiady bezpośrednie z kluczowymi menedżerami firmy.

Rezultat:

Z powyższego dowiadujemy się również o celach, planach rozwoju firmy i jej strategii rynkowej. Istotne jest także poznanie kultury organizacyjnej i dopasowanie rozwiazań do oczekiwań w tym zakresie.

Po przeprowadzeniu badania powstaje szczegółowy raport związany z preferencjami, sposobem pracy poszczególnych działów i osób. Raport zawiera zalecenia pomocne w rozplanowaniu efektywnej przestrzeni biurowej. Całość jest podstawą do stworzenia projektu odpowiadającego na potrzeby pracowników i realizującego cele firmowe. Dodatkowo, może być on rozszerzony o Badanie Poziomu Ergonomii i funkcjonalności stanowiska pracy (poniżej).

Badanie Środowiska Pracy jest szczególnie polecane: 

  • przy podejmowaniu decyzji o wyborze biura i jego lokalizacji,
  • do wypracowywania koncepcji pracy zespołu czy całej organizacji,
  • jako wytyczne dla wybranego przez firmę architekta, któremu powierza się projektowanie przestrzeni biurowej.

  2. ANALIZA ZAJĘTOŚCI STANOWISK PRACY

Koszt najmu powierzchni biurowej jest jednym z najbardziej istotnych stałych kosztów miesięcznych firmy.

Analiza Zajętości Stanowisk Pracy jest niezwykle efektywnym narzędziem, które pomaga zrozumieć i określić poziom wykorzystania przestrzeni biurowej. To ona często może wykazać jakiej powierzchni biuro efektywnie potrzebujemy. A to przekłada się wprost na efektywność w zarządzaniu kosztami stałymi działalności przedsiębiorstwa.

Każdy z działów w firmie ma inną specyfikę działania i inaczej wykorzystuje przestrzeń biura. Miejsca pracy takie jak np. stanowiska pracy i sale konferencyjne wykorzystywane są w ciągu dnia z różną intensywnością.

Przygotowanie nowego projektu w oparciu o przeprowadzoną Analizę Zajętości Stanowisk Pracy pozwalają lepiej i efektywniej wykorzystywać przestrzeń biurową.

Cel:

W celu przeprowadzenia analizy instalowane są w aktualnej przestrzeni biurowej specjalne czujniki zbierające dane na temat obecności pracowników w określonych częściach biura. Określamy badany obszar oraz czas przeprowadzenia badania. Nie analizujemy szczegółowo zachowania poszczególnych osób, gdyż interesuje nas sposób i specyfika pracy poszczególnych zespołów oraz działów. Analiza najczęściej jest przeprowadzana w okresie od 1 do 4 tygodni.

Rezultat:

Na podstawie zebranych danych przekazujemy Państwu pełny raport wykorzystania powierzchni biurowej w dotychczas funkcjonującym biurze np. informacje o poziomie wykorzystania sal konferencyjnych oraz ilości uczestników spotkań czy wskaźniki zajętości poszczególnych stanowisk pracy. Jest to materiał, który efektywnie uzupełnia przeprowadzone wcześniej Badanie Środowiska Pracy, gdyż jest analizą obiektywną pokazującą rzeczywisty obraz pracy firmy.

Analiza Zajętości Stanowisk Pracy jest szczególnie polecana:

  •  jako wyjątkowo efektywne narzędzie służące lepszemu dopasowaniu środowiska pracy do potrzeb i sposobu działania organizacji,
  • przy podejmowaniu decyzji o wyborze wielkości biura i jego lokalizacji,
  • jako wytyczne dla wybranego przez firmę architekta, któremu powierza się projektowanie przestrzeni biurowej.

  3. BADANIE POZIOMU ERGONOMII I FUNKCJONALNOŚCI STANOWISKA PRACY

Absencja wynikająca z dolegliwości spowodowanych brakiem właściwych rozwiązań ergonomicznych stanowiska pracy jest jednym z istotnych kosztów dla przedsiębiorstwa. Można tego uniknąć. Są badania, które wskazują, że poprzez podniesienie ergonomii stanowiska pracy można zmniejszyć negatywne dla zdrowia pracowników skutki pracy (związane z długotrwałą pracą w pomieszczeniach zamkniętych) a przez to zmniejszyć odsetek absencji pracowników z tym związanych.

Cel:

Celem Badania Poziomu Ergonomii i Funkcjonalności Stanowiska Pracy jest ustalenie subiektywnego i obiektywnego poziomu ergonomii stanowiska pracy.

Sposób działania:

Badanie podzielone jest na dwie części: subiektywna jest określana na podstawie wyników ankiety, a obiektywna na podstawie analizy stanowiska pracy.

W części subiektywnej pytania dotyczą oceny wygody stanowiska pracy, komfortu pracy oraz ewentualnych dolegliwości związanych z pracą w biurze. W sposób szczególny uwzględniony jest poziom komfortu siedzenia, pozycji za biurkiem, akustyka oraz intensywność natężenia światła.

W części obiektywnej porównujemy aktualny poziom ergonomii stanowiska pracy z normami obowiązującymi w tym zakresie oraz rekomendacjami i zaleceniami dotyczącymi zmniejszenia negatywnego skutków długotrwałej pracy w pozycji siedzącej.

Rezultat:

Rezultatem Badania Poziomu Ergonomii i Funkcjonalności Stanowiska Pracy jest szczegółowy raport związany z opinią pracowników w zakresie ich stanowisk pracy połączony z obiektywną oceną możliwości poprawy poszczególnych elementów wyposażenia. W tej drugiej części zostają określone podstawowe elementy takie, jak:

  •  wymagania związane z realizacją obecnie obowiązujących przepisów w zakresie BHP stanowiska pracy,
  • oczekiwania pracowników związane z poprawą poszczególnych elementów wyposażenia,

Raport zawiera rekomendacje i wskazówki, które mogą być wykorzystane na etapie określenia minimalnych wymagań związanych ze szczegółowym wyposażeniem stanowiska pracy.

Niniejsze badanie może zostać włączone w zakres Badania Środowiska Pracy.

Badania Poziomu Ergonomii i Funkcjonalności Stanowiska Pracy jest szczególnie polecane:

  • przy planowaniu zwiększenia ergonomii stanowisk pracy w biurze,
  • przy obniżaniu kosztów absencji pracowników związanych z negatywnymi skutkami długotrwałej pracy w pozycji siedzącej,
  • budowaniu motywacji pracowników poprzez wykazanie troski pracodawcy o ich zdrowie i komfort pracy.

  4. SYSTEM ZARZĄDZANIA MEBLAMI

Zarządzanie majątkiem trwałym firmy, w tym wyposażeniem biura, wpływa na efektywność zarządzania finansami firmy.

Cel:

System Zarządzania Meblami przygotowuje meble (aktualnie używanych lub nowo dostarczanych) do szybkiej i łatwej identyfikacji za pomocą specjalnych znaczników gotowych do zdalnego odczytu umożliwia łatwe rozliczenie dostaw jak i daje możliwość szybkiego (oszczędność czasu) zarządzania i administrowania nimi w przyszłości.

Sposób działania:

Ustalamy na jakim etapie i w jakim zakresie klient chce posiadać wiedzę na temat posiadanego wyposażenia oraz możliwości rozszerzenia systemu o inne składniki majątku, w tym składniki nisko cenne, zarządzanie stanami magazynowymi itp. W trakcie ustalania funkcjonalności prezentujemy możliwości systemu, które umożliwiają współpracę z większością systemów ERP funkcjonujących na rynku. Całość systemu może zostać zaimplementowana już na etapie zamówienia, a procedura dostaw i odbiorów może już zostać przeprowadzona w sposób całkowicie zautomatyzowany. Za pomocą tabletu możemy otrzymać szczegółowe informacje dotyczące każdego z produktów, łącznie z jego zdjęciem i szczegółowymi informacjami na temat gwarancji, ceny, numeru kontraktu, numeru inwentarzowego, kontaktu do serwisu itp. Odczyt informacji odbywa się z odległości nawet kilku metrów.

Rezultat:

W każdej momencie użytkowania wyposażenia można:

  • zidentyfikować posiadany element,
  • otrzymać szczegółowe informacje o jego cenie, wartości w czasie, dacie zakupu,
  • otrzymać informacje o dostawcy, kontakcie do opiekuna handlowego,
  • otrzymać informacje o przypisaniu produktu do jednostki firmy, osoby itd.

System Zarządzania Meblami oferuje:

  • całkowicie nowe możliwości, wygodę użytkowania, wysoką funkcjonalność i użyteczność.

  5. SZKOLENIE Z FUNKCJONALNOŚCI I ERGONOMII STANOWISKA PRACY

Zakup najlepszego wyposażenia meblowego, w tym foteli czy biurek, nie wiąże się automatycznie z prawidłowym wykorzystaniem ich funkcji przez użytkowników.

Cel:

W celu zapewnienia prawidłowego korzystania z nowego sprzętu biurowego proponujemy profesjonalnie przeprowadzenie dla pracowników Szkolenia z Funkcjonalności i Ergonomii Stanowiska Pracy.

Sposób realizacji:

Szkolenie jest realizowane po przeprowadzce do nowego biura. Ustalany jest termin (dzień lub dni), w ciągu którego odbywają się krótkie serie szkoleniowe poświęcone wygodzie i funkcjonalności stanowiska pracy, w tym korzystaniu z fotela, biurka, ustawienia monitora komputera, oświetlenia, etc. Grupy szkoleniowe obejmują maksymalnie kilkanaście osób. W krótki i jasny sposób wyjaśnione są najważniejsze kwestie związane ze zdrowiem, ograniczeniem dolegliwości związanych z długotrwałą pracą w pozycji siedzącej oraz możliwości poprawy samopoczucia i kondycji fizycznej poprzez prawidłowe korzystanie z mebli czy sprzętu. Każdy ma możliwość przeprowadzenia regulacji przy swoim stanowisku pracy wraz z odpowiedzią na jego indywidualne pytania czy inne kwestie.

Dla osób, które nie mogły uczestniczyć w szkoleniu oraz później zatrudnionym osobom przygotowany jest materiał multimedialny do samodzielnego zapoznania się i przeszkolenia.

Rezultat:

Pracownicy posiadają szerszą wiedzę na temat możliwości wykorzystania zakupionego wyposażenia. Wzrasta poziom satysfakcji, obniża się poziom dolegliwości i zwolnień lekarskich związanych z dolegliwościami układu mięśniowo – szkieletowego, bolącymi oczami, etc.

Szkolenie z Funkcjonalności i Ergonomii Stanowiska Pracy jest szczególnie polecane:

  • przy planowaniu zwiększenia ergonomii stanowisk pracy w biurze,
  • przy obniżaniu kosztów absencji pracowników związanych z negatywnymi skutkami długotrwałej pracy w pozycji siedzącej,
  • jako działanie zwiększające motywację pracowników poprzez wykazanie troski pracodawcy o ich zdrowie i komfort pracy.

  6. SYSTEM ZARZĄDZANIA LOCKERAMI

W ramach coraz bardziej popularnych rozwiązań związanych z tzw. biurem strefowym opartym na współdzieleniu funkcjonalności przestrzeni i stanowisk pracy potrzebujemy miejsc do przechowywania dokumentów firmowych czy rzeczy osobistych. Kwestia bezpieczeństwa i zapewnienia prywatności w takim przypadku jest elementem podnoszącym jakość i komfort pracy w biurze.

Cel:

System Zarządzania Lockerami ułatwia korzystanie i zarządzanie szafkami personalnymi w ramach biura opartego na współdzieleniu stanowisk pracy, w którym przechowywanie rzeczy osobistych jest związane z osobistymi szafkami.

Sposób działania:

Istotne jest, aby można było skonfigurować szafki w sposób rotacyjny lub przypisany do użytkownika, jak również zarządzać nimi w zakresie wykorzystania, zmiany, miejsca i czasu. Wymaganą funkcjonalność możemy osiągnąć poprzez zastosowania systemu szafek wyposażonych w elektroniczne zamki z system ich zarządzania.

Rezultat:

W ramach zarządzania przestrzenią biurową mamy możliwość przyjęcia oczekiwanego systemu wykorzystania lockerów, wraz z pełną bieżącą informacją na temat wszystkich użytkowników, rotacji szafek, przepisywania, aktywacji, dezaktywacji. Pozwala to zaoszczędzić czas, uprościć funkcjonowanie, zaoszczędzić fundusze na bieżące ich utrzymanie oraz wykorzystać system w dłuższym horyzoncie czasowym nawet 20 lat.

System Zarządzania Lockerami jest szczególnie polecany:

  • przy zarządzaniu szafkami personalnymi w ramach biura opartego na współdzieleniu stanowisk pracy,
  • jako narzędzie zwiększające komfort pracy poprzez zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom i rzeczom osobistym pracowników.

  7. SYSTEM ZARZĄDZANIA SALAMI KONFERENCYJNYMI

Wiele organizacji, w tym głównie organizacje innowacyjne, oczekują dla swoich zespołów szybkiego dostępu do pomieszczeń, w których mogą być omawiane ważne projekty firmowe.

Cel:

System zarządzania Salami Konferencyjnymi umożliwia łatwą organizację pracy w biurze, w którym funkcjonuje kilkanaście lub kilkadziesiąt sal konferencyjnych i istnieją potrzeby związane z łatwością ich wyboru, rezerwacji i wykorzystania. Łatwość i szybkość obsługi sal konferencyjnych jest często dużym wysiłkiem organizacyjnym. System Zarządzania Salami Konferencyjnymi pomaga zarówno efektywnie korzystać z sal konferencyjnych oraz obsługiwać je w sposób prosty i intuicyjny.

Sposób działania:

W ramach planowania sposobu wykorzystania oraz konfiguracji sal konferencyjnych określamy ich poziom dostępności, standard, funkcjonalność sposób obsługi. System może generować poszczególne dane na temat ich indywidualnego wykorzystania, co pozwala zarządzać ich konfiguracją i zmianą w czasie. Do każdej sali może być przypisany pakiet konferencyjny, z którego mogą sprawnie korzystać użytkownicy. W przypadku zgłoszenia uwag lub braków zauważonych w trakcie funkcjonowania w biurze użytkownicy mogą zgłaszać uwagi za pomocą aplikacji, uzyskując bezpośrednią pomoc oraz wsparcie.

Rezultat:

W nowym biurze korzystanie z Sal konferencyjnych jest zdecydowanie prostsze, co przekłada się na lepsze ich wykorzystanie. Obsługa zleceń staje się intuicyjne, a funkcjonowanie prostsze i pewniejsze. Dodatkowo, informacje dotyczące preferowanych i wykorzystywanych rodzajów Sal konferencyjnych może być monitorowane na bieżąco, aby móc zmodyfikować je do oczekiwanego i najbardziej pożądanej konfiguracji. Oznacza to lepsze wykorzystanie przestrzeni, wyższy poziom zadowolenia pracowników oraz łatwiejszą ich obsługę.

System Zarządzania Salami Konferencyjnymi jest szczególnie polecany:

  • jako narzędzie umożliwiające łatwą organizację pracy w biurze, w którym funkcjonuje kilkanaście lub kilkadziesiąt sal konferencyjnych i istnieją potrzeby związane z łatwością ich wyboru, rezerwacji i wykorzystania,
  •  jako narzędzie ułatwiające pracę zespołową.

  8. SYSTEM WSPOMAGAJĄCY ORGANIZACJĘ PRAC

Który menedżer nie chce, żeby jego zespół pracował efektywniej?

Cel:

System Wspomagający Organizację Pracy ułatwia zarządzanie czasem pracowników poprzez ułatwienie im funkcjonowania w biurze, rezerwację sal konferencyjnych oraz dostęp do kalendarzy współpracowników.

Sposób działania:

Ustalamy oczekiwaną funkcjonalność i sposób działania firmy, uwzględniając konfiguracje aplikacji dla poszczególnych działów i osób. Aplikacja daje możliwość rozbudowy i dopasowania jej funkcjonalności do oczekiwań danej firmy. Sprawdzamy środowisko informatyczne i sposób najkorzystniejszego wdrożenia. Jednym z elementów oprogramowania jest system rezerwacji Sal konferencyjnych. System oferuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i łatwość zarządzania w czasie rzeczywistym.

Rezultat:

Funkcjonowanie w nowej przestrzeni biurowej jest prostsze i intuicyjne. Aplikacja pomaga w zarządzaniu pracy poszczególnych osób i działów. Praca staje się efektywniejsza a pracownicy mają łatwy dostęp do elementów wspomagających ich pracę.

System Wspomagający Organizację Pracy jest szczególnie polecany:

  •  jako narzędzie zwiększające efektywność pracy w biurze,
  • jako narzędzie pozwalające pełniej wykorzystać kreatywność w pracy,
  • jako narzędzie sprzyjające integracji zawodowej pracowników.

Instytut Innowacyjności Polska służy w tym zakresie wsparciem narzędziowym i procesowym.