Case Study – Projektowanie Postawy Zaangażowania 

Kwiecień 2017 

Executive Summary – Projektowanie Postawy Zaangażowania

Zleceniodawcą była międzynarodowa firma działająca w sektorze dóbr szybko rotujących (FMCG), lider w branży i sektorach, w których działała na rynku Polskim od wielu lat. Firma swoją sprzedaż generowała zarówno poprzez nowoczesne (sklepy wielkopowierzchniowe i sieci tychże) jak i tradycyjne (sklepy mało powierzchniowe, indywidualne jak i sieci) kanały sprzedaży. 

W portfelu produktów znajdowało się wiele marek, z których każda posiadała liczne tzw. SKU). Zarząd firmy zauważył, że dotychczasowy model sprzedaży oparty był głównie na produktach promocyjnych i tanich. Taka sytuacja nie wspierała optymalnie sprzedaży produktów generujących mniejszy wolumen sprzedaży, ale za to będących wysoko marżowymi produktami, co miało wpływ na ogólną marzę ze sprzedaży produktów w portfelu spółki. 

Cel 

Zarząd zdecydował się na wprowadzenie rozwiązań, które miały zmotywować i zaangażować dział handlowy i marketingu w zwiększenie sprzedaży produktów wysoko marżowych. Rozwiązania wspierające powyższy cel miały być opracowane dzięki metodzie Projektowania Postawy Zaangażowania opartej na metodologii Octalysis autorstwa Yu-kai Chou – obecnie najbardziej uznanej na świecie metodologii gamifikacyjnej. 

Działania 

Projektowanie Postawy Zaangażowania (PPZ) oparte jest na metodologii grywalizacji, która pozwala tworzyć narzędzia do projektowania zachowań, identyfikacji emocji, rozwijania umiejętności i postawy stymulującej zaangażowania w innowacje. Celem PPZ jest określenie profilu motywacyjnego członków badanego zespołu w celu zaprojektowania sposobów wdrażania innowacyjnych rozwiązań (tu innowacji organizacyjnej) w firmie w taki sposób, by osoby biorące udział we wdrażaniu innowacyjności maksymalnie zaangażowały się w jego realizację oraz czuły satysfakcję z uczestniczenia w projekcie i bycia jego częścią. 

 Proces został zapoczątkowany serią spotkań, których celem było: 

– określenie krótkiej listy mierzalnych celów strategicznych, 

– opracowanie listy priorytetowych produktów, których sprzedaż miała istotnie wzrosnąć, 

– zmapowanie posiadanych procedur i zasobów informatycznych, które powinny być podstawą procesu i na etapie opracowania i wdrażania powinny ulec modyfikacji i dostosowaniu do strategii, 

Celami z punktu widzenia zarządu były: 

  • stworzenie nowoczesnego i atrakcyjnego systemu motywacyjnego w oparciu
    o konwencję gry (to może być nasza przewaga konkurencyjna na rynku pracy);  
  • zwiększenie koncentracji organizacji na aktualnych priorytetach biznesowych;  
  • polepszenie i usprawnienie współpracy między różnymi Działami (zaangażowanie
    w program różnych Działów);  
  • wykorzystanie obecnych narzędzi IT takich jak tablety i systemy www 
  • optymalizacja wydatków ponoszonych na tzw. drive (krótkookresowy konkurs sprzedażowy, nagrody dla najlepszych zespołów, sprzedawców)  
  • nieinwazyjne wdrożenie projektu aby budowa zaangażowania w projekcie nie odbywała się kosztem pracy dnia codziennego. 

Celami z punktu widzenia uczestników były: 

  • odejście od rutyny standardowego rozliczania drive’ów (tabelka Excel wysłana mailem jako podsumowanie); 
  • zwiększenie dochodów (być może atrakcyjność gamification sprawi, że ludzie
    bardziej będą się koncentrować na zadaniach, w ten sposób osiągając lepsze wyniki i zwiększając swoje premie);  
  • polepszenie współpracy (wszystkim, nie tylko Zarządowi, zależy na dobrej atmosferze pracy, a ta wynika z jakości współpracy w ramach i pomiędzy działami) 
  • optymalizacja i zcentralizowanie pewnych procesów rozproszonych w różnych systemach IT przez co rzadko realizowanych  
  • wygranie nagród oferowanych w projekcie 

W procesie PPZ wskazane jest, aby działania zostały za początkowe przez Badania Kultury Organizacyjnej, którego wynik po zestawieniu z celami biznesowymi, pomaga w określeniu, czy dana kultura organizacyjna sprzyja realizacji strategii i osiąganiu celów biznesu, czy też może stać temu na przeszkodzie. 

Wyniki badania pomagają menedżmentowi w podjęciu świadomej decyzji, czy kulturę w firmie należy rozwijać czy zmieniać oraz jak to robić, żeby kultura organizacyjna wspierała działania biznesu i projektowane w celu ich realizacji działania operacyjne.   

W tym projekcie zostały wykorzystane już istniejąca w firmie wiedza o kulturze organizacyjnej zespołu, którego projekt dotyczył. 

Przeprowadzono Badanie Motywatorów uczestników projektu. Badanie wg metodologii Octalysis zostało przeprowadzone na grupie 130 osób, z których odpowiedzi na pytania ankietowe udzieliło 53% zaproszonych do badania. Badanie było anonimowe a dane były użyte tylko w formie zagregowanej. 

Wśród tych, którzy wzięli udział w badaniu wyróżniono następują kolejność występowania motywatorów (core drives): 

I.     CoreDrive 4 Ownership & Possesion – (55%)

Posiadanie, kolekcjonowanie, gromadzenie majątku 

II.    CD 3 Empowerment of Creativity and Real Time Feedback (50%)

Kreatywność, robienie rzeczy po swojemu 

III.  CD 1 Epic Meaning and Calling – (45%) 

Praca i poświęcenie w imię wyższego celu, poczucie elitarności. 

IV.  CD 8 Lost and Avoidance – (30%)

Strach przed utratą tego co zdobyte, wypracowane, zbudowane 

V.  CD 7 Couriosity and Unpredictability – (26%)

Ciekawość nowości i rzeczy nieprzewidzialnych 

VI.  CD 5 Social Influence – (25%)

Życie w relacji ze społecznością, budowanie relacji mentor – uczeń 

VII.  CD 2 Accomplisment and Development – (10%) 

Rozwój, zdobywanie nowych umiejętności 

VIII. CD 6 Scarcity and Impatiance – (1%) 

Strach przed tym, że może nas coś ominąć, chęć posiadania tego co nieosiągalne i czegoś co za chwilę będzie niedostępne/nie do osiągnięcia 

 

Wyniki badania posłużyły do zaprojektowania elementów/technik grywalizacyjnych w zastosowanym narzędziu motywacyjnym, które miało zwiększać motywację i zaangażowanie uczestników. Zwiększenie ich efektywności i produktywności miało przełożyć się na zwiększenie sprzedaży z góry ustalonych produktów i ułatwiać zarządzanie zmianą. 

W wyniku pracy zespołowej z klientem, w oparciu o wyniki Badania Motywatorów zostało przedstawione rozwiązanie zawierające propozycję: 

 1.  Integracji z CRM-em klienta (gamifikacja jest nakładką na istniejące procesy i nie odciąga uczestników od ich podstawowych zadań), 

2.  Fabuły gry (nakładki) nawiązującej do Kampanii Wschodnio Indyjskiej (CD1) 

3.  Efektywności (serca) w oparciu o z góry ustalony parytet produktów „złotych”, „srebrnych” i „brązowych” (CD3) 

4. Punktów do gromadzenia – wymienna wirtualna waluta (CD2 i CD4) 

5. Indywidualnych kont i avatarów każdego z uczestników systemu, (CD4)  

6. Tzw.  boosterów – wygrywane w pojedynkach i na kole fortuny (CD3) 

7. Systematycznie udzielanych informacji zwrotnych: gromadzenie punktów (waluty), nagrody w kole fortuny (CD3) 

8. Loterii w postaci Koła Fortuny (CD7) 

9. Miejsca spotkań, rozmów i wymiany wrażeń – w postaci Tawerny (CD5) 

10. Rankingu opartego na 2 parametrach – poziomie serca (parytet produktów) oraz realizacji wartościowego targetu sprzedażowego. 

11. Pojedynki – rywalizacji uczestników w oparciu o targety sprzedażowe   

Operacjonalizacja 

Bazą do operacjonalizacji działań gamifikacyjnych był posiadany przez firmę system ERP, który zintegrowano z nową aplikacją gamifikacyjną w formie gry o nazwie nawiązującej do podróży Kolumba czy Magellana (nazwa poufna). 

Tradycyjne wykresy, raporty, pola komunikacyjne z CRM zostały zmienione w atrakcyjne, dostosowane do tematu przewodniego gry grafiki. 

Uzyskano w ten sposób efekt środowiska gry/zabawy zamiast sformalizowanego i schematycznego raportowania, spotykanego typowo w systemie ERP. 

Doprojektowano funkcje, które zostały opracowane w oparciu o badanie motywatorów wg metodologii Octalysis, dodatkowo motywujące użytkowników systemu do angażowania się w realizację celów strategicznych określonych na wstępie projektu.  

Podsumowanie 

W wyniku projektu, po trzech miesiącach od wprowadzenia rozwiązania udział (PLN) produktów „złotych” (określonych w założeniach jako priorytetowe odnośnie sprzedaży) wzrósł o 23% (YoY). 

Na globalnym meetingu biznesowym firmy oddział polski otrzymał tytuł Innowatora Roku a gra opracowana w wyniku procesu Projektowania Postawy zaangażowania została uznana za priorytetowy projekt to uwzględnienia w działaniach sprzedażowych całej firmy. 

Na tegorocznej konferencji Gamification Europe w Brighton UK Projekt otrzymał Gamification Europe Award 2017 w kategorii · Outstanding Gamification Project 2017 

Projekt w Polsce został zrealizowany przez firmę Funtiago, wyłącznego dystrybutora Octalysis w Polsce oraz strategicznego partnera Instytutu Innowacyjności Polska. 

  

Instytut Innowacyjności Polska 

www.instytutinnowacyjnosci.pl 

 

 

Projektowanie Postawy Zaangażowania -plik PDF do pobrania