ERP w Przedsiębiorstwie – Studium Przypadku

Sierpień 2016

Za zgodą autora 

Źródło: B. Wachnik, Wdrażanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie, PWE 2016 

Charakterystyka przedsiębiorstwa 

Podstawowym profilem działalności przedsiębiorstwa jest sprzedaż i serwisowanie urządzeń elektromechanicznych używanych w maszynach budowlanych. Urządzenia są produkowane w trzech przedsiębiorstwach w Europie Zachodniej i sprzedawane w wielu krajach, zarówno w Europie, jak i na innych kontynentach. Przedsiębiorstwo polskie Solidny Mechanik sprzedaje swoje wyroby oraz usługi serwisowe w dziesięciu oddziałach rozrzuconych po całym kraju. Każdy oddział dysponuje wyspecjalizowanym działem serwisowym, który jest w stanie realizować zaawansowane usługi serwisowe. Dodatkowo każdy oddział posiada dwa wydzielone typy magazynów – magazyn z komponentami serwisowymi oraz magazyn z ograniczoną liczbą urządzeń na sprzedaż.  

Definicja informatycznego przedsięwzięcia wdrożeniowego 

W celu zdefiniowania ex ante informatycznego przedsięwzięcia wdrożeniowego polegającego na wdrożeniu standardowego systemu ERP posłużymy się typologią przedsięwzięć informatycznych przedstawioną w rozdziale pierwszym. W tabeli 4.7 została przedstawiona definicja przedsięwzięcia informatycznego. 

Tabela 4.7. Definicja informatycznego przedsięwzięcia wdrożeniowego 

Źródło: opracowanie własne. 

Stan przed podjęciem decyzji o zmianie systemu informatycznego 

Przed podjęciem decyzji o zmianie systemu informatycznego przedsiębiorstwo w zakresie podstawowej działalności operacyjnej wykorzystywało następujące systemy informatyczne:  

1.  standardowy pakiet oprogramowania finansowo-księgowy, z którym był zintegrowany system kadrowo-płacowy;  

2. standardowy pakiet oprogramowania służący do zarządzania gospodarką magazynową;  

3. stworzony od podstaw przez pracowników działu informatyki system, który miał większość funkcji niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie procesów:  

  • zbierania i realizacja zamówień sprzedaży urządzeń z wykorzystaniem numeru seryjnego jako unikalnego identyfikatora;  
  • montażu urządzeń w ramach usługi sprzedaży; 
  • zbierania zamówień serwisowych (serwisowane urządzenia są identyfikowane poprzez numer seryjny);  
  • zarządzania zleceniami serwisowymi (gwarancyjnymi i pogwarancyjnymi) w podstawowym zakresie; 
  • zarządzania wynajmem urządzeń; 

4. system raportowania, wykorzystujący arkusz Microsoft Office Excel (każdy z systemów pozwalał na generowanie raportu do arkusza Excel, kierownictwo firmy otrzymywało raporty zarządcze w tym arkuszu, które były zintegrowane z raportami z poszczególnych systemów).  

Przyczyny podjęcia przedsięwzięcia informatycznego 

Funkcjonujące systemy informatyczne były źródłem następujących problemów w codziennej pracy przedsiębiorstwa: 

1.  Wybrane dane są wprowadzane do systemu wielokrotnie, na przykład wystawiona faktura sprzedaży musi być jeszcze raz wprowadzona do systemu finansowo-księgowego w celu zaksięgowania, co jest źródłem błędów i nieefektywnej pracy.  

2. Występują „wyspy” informatyczne, czyli systemy, które nie są ze sobą zintegrowane – tak jak w systemie ERP – co stanowi przyczynę braku spójności danych w różnych bazach (na przykład system finansowo-księgowy, system zarządzania gospodarką magazynową).  

3. Brakuje dostępu do raportów z aktualnymi informacjami z poszczególnych modułów.  

4. Aktualnie wykorzystywane systemy informatyczne z powodu ograniczonej funkcjonalności nie mogą obsługiwać zmodyfikowanych lub nowych procesów biznesowych.  

Pod wpływem informacji bechmarkowych z przedsiębiorstwa zajmującego się analogiczną działalnością, zlokalizowanego w innym kraju Unii Europejskiej, które wykorzystując analogiczne zasoby i realizując procesy gospodarcze w zintegrowanym systemie informatycznym klasy ERP, charakteryzuje się wydajnością serwisu lepszą o 20%, zarząd przedsiębiorstwa Solidny Mechanik wyrażał przekonanie, że wdrożenie nowego systemu informatycznego usprawni działalność operacyjną. Będzie to dotyczyło przede wszystkim: 

  • planowania i realizacji zleceń serwisowych;  
  • zarządzania pracą działów serwisu w poszczególnych oddziałach;  
  • planowania i realizacji zamówień zakupu; 
  • zarządzania gospodarką magazynową w strukturze rozproszonej przedsiębiorstwa, mającego wiele magazynów.  

Zestawienie korzyści 

W tabeli 4.8 przedstawiono zestawienie korzyści ekonomicznych związanych z inwestycją w system informatyczny wspomagający zarządzanie klasy ERP w czasie czterech lat jego eksploatacji. Kwantyfikacja poszczególnych korzyści ekonomicznych wynika z celów gospodarczych stawianych przed realizowanym projektem. Przewidywane całkowite korzyści wynikające z wykorzystania systemu ERP w ciągu czterech lat wynoszą 4 500 000 PLN. Przedstawiona kwota została skorygowana o procentową wartość „Współczynnik absorpcji wiedzy o systemie i praktycznych umiejętności użytkowników”, która wynika z nabytych umiejętności oraz doświadczenia w wykorzystaniu systemu informatycznego klasy ERP. Całkowita skorygowana wartość korzyści wynikających z wykorzystania systemu ERP w ciągu czterech lat wynosi 3. 375. 000 PLN. 

Tabela 4.8. Zestawienie korzyści ekonomicznych związanych z inwestycją w system informatyczny wspomagający zarządzanie klasy ERP 

Zestawienie kosztów  

W tabeli 4.9 przedstawiono zestawienie kosztów wdrożenia w podziale na czas oraz na zrealizowane zadania zgodnie z omówioną metodyką. W zestawieniu kosztów uwzględniono okres wdrożenia zaplanowany na cztery kwartały oraz cztery lata eksploatacji systemu. Całkowity koszt posiadania systemu informatycznego w tym okresie wynosił 2. 157. 600 PLN. 

Tabela 4.9. Zestawienie kosztów inwestycji w system informatyczny wspomagający zarządzanie klasy ERP 

Źródło: opracowanie własne

Ocena ekonomiczna  

Realizacja oceny ekonomicznej została dokonana w ujęciu ex-ante. Ocena ekonomiczna uwzględnia całkowity koszt utrzymania aplikacji w okresie pięciu lat, czyli jednego roku wdrożenia oraz czterech lat eksploatacji. Celem analizy ekonomicznej jest określenie możliwego, przyszłego wpływu rozwiązania informatycznego uzyskanego w przedsięwzięciu na sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa. W analizie ekonomicznej zostanie wykorzystana metoda oceny bieżącej wartości netto (NPV), która uwzględni specyfikę realizacji projektu informatycznego wynikającą z całkowitego kosztu utrzymania systemu ERP w okresie czterech lat. Bieżąca wartość netto (NPV) jest miarą zdyskontowanych przepływów pieniężnych netto. W przeciwieństwie do metod bezdyskontowych bieżąca wartość netto uwzględnia zmiany wartości pieniądza w czasie. Co ważne, istotą metody jest pomiar przepływów pieniężnych, a nie zysku księgowego. Wzór NPV:   

gdzie:  

NCFt – przepływy pieniężne netto w okresie t, 

r – stopa dyskontowa. 

Z danych zawartych w tabeli 4.10 widać, że przepływy w poszczególnych okresach mogą być dodatnie lub ujemne. W roku, w którym ma odbyć się wdrożenie, przepływy pieniężne będą ujemne, ponieważ nie występują przychody związane z tym projektem. W okresie ponoszenia nakładów inwestycyjnych przepływy są ujemne, a w okresie zwrotu z inwestycji – dodatnie. 

Tabela 4.10. Sposób wyznaczenia NPV 

Źródło: opracowanie własne

Wykorzystując wzór na NPV i uwzględniając wyniki pośrednie przedstawione w tabeli 4.10, wyliczamy wartości NPV dla projektu wdrożenia systemu ERP. Wartość ta wynosi 911 789 PLN. Wartość NPV przedstawia sumę przepływów pieniężnych z całego okresu trwania przedsięwzięcia, czyli łącznie z pięciu lat, sprowadzonych do ich wartości w chwili rozpoczynania inwestycji za pomocą stopy dyskontowej. W analizowanym przypadku stopa dyskontowa w kolejnych pięciu latach wyniosła 0,08 – jej wartość była sumą oprocentowanej lokaty bankowej w skali roku i szacowanego czynnika ryzyka dla projektów tego typu. Bieżąca wartość netto pozwala na bezwzględną ocenę projektu inwestycyjnego. Z obliczeń należy wyprowadzić wniosek, że zdyskontowane do bieżącej wartości przepływy dodatnie przeważają nad zdyskontowanymi przepływami ujemnymi, co zostało przedstawione na rysunku 4.4.   

Rysunek 4.4. Wykres zdyskontowanych przepływów netto 

 Źródło: opracowanie własne 

Przeprowadzone obliczenia i analizy wskazują, że projekt jest opłacalny, ponieważ NPV jest większe od zera, dlatego powinien zostać zarekomendowany do realizacji.  

Źródło: B.Wachnik, Wdrażanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie, PWE 2016 

Instytut Innowacyjności Polska 

www.instytutinnowacyjnosci.pl 

 

ERP w przedsiębiorstwie – Case Study – plik PDF do pobrania